Es ist nicht zu wenig Zeit die wir haben, sondern zu viel Zeit, die wir nicht nutzen
Viele von Ihnen kennen wahrscheinlich das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben, um die täglichen Aufgaben am Arbeitsplatz termingerecht und effizient zu erledigen. Manchmal fehlt es tatsächlich nicht an der Zeit, sondern am richtigen Zeitmanagement, um sich auf die wichtigen Dinge fokussieren zu können. Wie funktioniert das in Zeiten von Multitasking und hybridem und digitalen Arbeiten, wenn die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichen immer mehr verschwimmen? Manchmal ist es sinnvoll, klare Prioritäten zu setzen, um das Wichtige vom weniger Wichtigem oder sogar Unwichtigem zu unterscheiden. Hierbei kann eine To-do-Liste helfen, auf der alle Aufgaben gesammelt und nach Wichtigkeit sortiert werden. So erhält man einen klaren Überblick. Diese Liste kann täglich z. B. abends aktualisiert werden. Das dauert fünf Minuten und der Kopf ist frei. Man kann abschalten und hat im besten Fall eine erholsame Nacht. Der nächste Tag kann strukturiert beginnen.
Bevor Sie Ihre Aufgaben notieren, überlegen Sie zunächst, ob diese nicht von jemand anderem erledigt werden könnten, etwa eine Präsentation vorzubereiten oder ein Kundengespräch zu organisieren. Nicht alles muss man selbst machen. Das sorgt für zeitliche Puffer und freie Kapazitäten für Unvorhergesehenes. Denn Unverhofft kommt oft.
Aber auch das Priorisieren fällt nicht immer leicht. Hierbei helfen folgende Fragen: Was ist der größte Nutzen, wenn diese Aufgabe zuerst erledigt wird? Oder, was würde passieren, wenn die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wird? Oberste Priorität haben termingebundene Aufgaben und auch solche, die sehr komplex und schwierig, unangenehm oder sogar lästig sind. Diese gehören ganz oben auf die Liste. Wer es schafft, bereits morgens das Unangenehme erledigt zu haben, hat einen freieren Kopf für den Tag und fühlt sich sogar energetisiert. Andere Aufgaben gehen nun leichter von der Hand.
Alle Planung nützt wenig, wenn die Ablenkung zu groß ist, um sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Nachweislich sind E-Mails und Smartphones die größten Ablenker. Allein das Lesen und Beantworten von Mails ist ein großer Zeitfresser. Deshalb raten Experten für das Abarbeiten von Mails zweimal am Tag feste Zeiten einzuplanen. Wichtig ist natürlich, dass Sie diese Vorgehensweise mit Ihren Kollegen abgesprochen haben, damit jeder informiert ist, dass Emails zu Gunsten von Konzentration, Effektivität und Stressvermeidung nicht ganztägig spontan bearbeitet werden. Das Smartphone sollte während der Arbeit am besten ausgeschaltet bleiben.
Ganz besonders wichtig ist das Pause machen zwischendurch. Dabei wird Stress abgebaut und der Kopf wird wieder frei. Effektiv sind fünf Minuten Pause alle 25 Minuten. Nutzen Sie hierfür wenn möglich einen Wecker und kein Smartphone. Wiederholen Sie diesen Vorgang etwa drei Mal. Beim vierten Mal verlängern Sie die Pause auf 20 bis 30 Minuten. Anschließend beginnen Sie mit dem genannten Prinzip von vorne. Sollte eine Aufgabe mal etwas länger dauern, halten Sie trotzdem die Pausenzeiten ein. So bleibt Ihre Konzentration bestehen und der Fokus auf der Arbeit. Kleine Entspannungs- und Ausgleichsübungen zwischendurch ergänzen das Ganze.