Homeoffice ist in der Vergangenheit immer beliebter geworden. Viele Mitarbeitende wollen durch die hohe Flexibilität und andere Vorteile des Homeoffice oft nicht mehr zurück ins Büro. Videokonferenzen und Online-Meetings haben sich längst etabliert und sind aus dem Arbeitsalltag gar nicht mehr wegzudenken.

Laut einer Steelcase-Studie aus dem Herbst 2021 wünschen sich 78 Prozent der Angestellten flexible Arbeitsmöglichkeiten, inklusive Distanzarbeit. In vielen Arbeitsbereichen entwickeln sich hybride Arbeitsformen zur neuen Normalität. Aber diese Arbeitsform stellt auch Herausforderungen dar, die bewusst angegangen werden sollten.

In punkto Leistung und Arbeitsatmosphäre hat das Arbeiten im Büro genauso wie das Homeoffice seine Vor- und Nachteile.

Die Vorteile Zuhause zu arbeiten, können sein:

• Home-Office bedeutet für den Mitarbeitenden keine langen Arbeitswege mehr. Der Arbeitstag beginnt deutlich entspannter und am Ende des Tages bleibt mehr Freizeit.
• Kosten für den Arbeitsweg fallen weg und auch die Umweltbilanz ist dadurch besser
• Es gibt weniger Ablenkung durch die Kollegen.
• Ein ruhigeres Arbeitsumfeld – gerade in Großraumbüros herrscht oft ein gewaltiger Lärmpegel. Konzentriertes Arbeiten wird durch die Heimarbeit in vielen Fällen einfacher.
• Der Arbeitgeber muss keinen Arbeitsplatz für den Mitarbeiter einrichten, da dieser ja von Zuhause aus arbeitet.

Allerdings birgt das Arbeiten im Homeoffice auch Risiken.

• Weniger Kontakt zu Kolleg:innen bedeutet auch einen erschwerten Informationsfluss.
• Der verringerte Kontakt zu Kolleg:innen hat einen gewissen Vereinsamungseffekt und soziale Isolation zur Folge.
• Es ist eine erhöhte Motivation, ein besseres Zeitmanagement und eine höhere Selbstständigkeit erforderlich. Man ist Zuhause selbst für die Struktur seines Arbeitstages verantwortlich.
• Die fehlende Kontrolle stufen viele Vorgesetzte ebenfalls als negativen Faktor ein.
• Das Arbeiten von Zuhause bietet andere Ablenkungsmöglichkeiten, die im Büro nicht gegeben sind: Hausarbeit, Kinder, Familie, Freunde.

Wir erleben in unseren Gesprächen sowohl Mitarbeiter, für die das Arbeiten im Homeoffice ein großer Gewinn ist, da Kräfte besser eingeteilt werden können und die neue Energie durch mehr Freizeit erleben, aber auch Beschäftigte, bei denen die soziale Isolation zunimmt und Depressionen verstärkt werden. Hier ist ein genaues, persönliches Abwegen erforderlich.

Schnell kommt es vor, dass Angestellte, die im Homeoffice arbeiten, wichtige Informationen nicht mitbekommen. Dieses Phänomen verstärkt sich, wenn viele Teammitglieder im Homeoffice sind.

Damit ein guter Informationsfluss zwischen Mitarbeitenden Zuhause und im Büro gewährleistet ist, ist es wichtig, einige Grundsätze zu beachten.

Beschäftigten im Homeoffice fehlt die analoger Präsenz, sie benötigen gesteigerte Aufmerksamkeit

Jene, die sich einzeln und per Laptop zuschalten, können das Meeting anders wahrnehmen als diejenigen, die gemeinsam im Raum sitzen. Mimik oder Gestik ist bei digital Teilnehmenden weniger gut ersichtlich, daher braucht es seitens der Moderation eine gesteigerte Aufmerksamkeit. In der Diskussion und in Fragerunden sollten sie immer zuerst berücksichtigt werden.


Besser briefen: Bereiten Sie sich und die Teilnehmenden vor – vor allem jene, die virtuell zugeschaltet werden

Für hybride Meetings gilt, was auch für rein virtuelle Meetings gilt: Planen Sie sorgfältig! 
Holen Sie inhaltlich auch diejenigen ab, die digital zugeschaltet werden. Bringen Sie idealerweise alle Teilnehmer vorab auf den neuesten Stand. Briefen Sie per Handout oder Präsentation in digitaler Form oder zeichnen Sie Ihr Briefing doch einmal per Video auf. Sind Teilnehmende vorbereitet, ist ihre Aufmerksamkeit gleich geschärft, denn sie steigen auf höherem Level in die Inhalte ein.


Benennen Sie eine Person, die für die Technik verantwortlich ist 

Nichts stört eine Besprechung mehr, als eingefrorene Bilder oder abgehackte Stimmen aus dem Off. Auch wenn es selbstverständlich klingt: Checken Sie vor jedem Meeting, ob die Internetverbindung ausreicht. Steht ein längerer Workshop an, ist es klug, eine verantwortliche Person für die Technik zu benennen, die alles vorbereitet und im Notfall auch Probleme behebt.


Zugeschaltete Gruppen sollten mit Mikrofonen und Kameras in Szene gesetzt werden

Vor allem wenn hybride Konstellationen von mehreren Standorten zusammenkommen, ist eine noch bessere Planung seitens der Technik notwendig. Zugeschaltete Gruppen brauchen mehr Equipment: So sorgen zum Beispiel leistungsstarke Mikrofone, Lautsprecher sowie bewegliche Kameras (eine für die sprechende Person, eine für die Gruppe) dafür, dass die Gruppe im Meetingraum für alle gut zu sehen und zu hören ist.


Gut strukturierte Meetings punkten durch Abwechslung und kurze Redebeiträge

Gehen Sie nach der Begrüßung aller Eingeladenen zur Agenda über. Teilnehmende möchten wissen: Wie lange dauert das Meeting? Wie läuft es ab? Wann habe ich eine Pause? 
Bemühen Sie sich um regen Austausch und Interesse und fordern Sie dies auch ein. Binden Sie virtuelle Gäste aktiv ein. Seien Sie sich bewusst, dass jene, die einzeln und digital zugeschaltet sind, sich schwieriger an Diskussionen beteiligen können, wenn andernorts eine Gruppe beisammensitzt. Entwickeln Sie hier ein wenig Feingefühl und geben Sie im Zweifel Zugeschalteten die Möglichkeit, zuerst zu Wort zu kommen.


Nutzen Sie Tools: Digital gibt es viele Möglichkeiten hybride Zusammenarbeit zu beleben

In analogen Meetings kann die Teamleiterin oder der Teamleiter, ad hoc aufspringen, Handouts verteilen oder etwas an ein Flipchart zeichnen. Virtuell Teilnehmende bekommen das nur am Rande mit oder können solche Skizzen auf ihren kleinen Bildschirmen womöglich nicht sehen. Inzwischen sorgt in Onlinemeetings ein prall gefüllter Werkzeugkasten mit unzähligen Tools für Lebendigkeit. Viele Tools regen an, mehr zu partizipieren und Feedback zu geben. Beliebt sind beispielsweise digitale Whiteboards, auf denen Teilnehmende digital Post-its, Notizen oder Kommentare notieren.